Lección previa Completada y continuar  

  TÉCNICA: Cómo preparar la agenda para una reunión productiva

Descargar

Una buena agenda de la reunión es imprescindible para tener una reunión productiva (salvo en ciertos casos que veremos más adelante en los que no es necesaria).

El preparar la agenda es responsabilidad de quien convoca la reunión, por tanto...

¡NO LIDERES NINGUNA REUNIÓN SI NO HAS ENVIADO LA AGENDA PREVIAMENTE!.


Y para que puedas preparar una excelente agenda, aquí te propongo una estructura muy simple... y TREMENDAMENTE EFECTIVA, que te ayudará a plasmar todos los elementos imprescindibles que ha de tener la agenda de una reunión productiva.


(Fuente: Adaptado de Roger Schwarz. Harvard Business Review, 2015)

Aquí tienes una imagen global de esta estructura y, a continuación te explico los detalles de cada una de estas columnas C1, C2 y C3:



Columna 1: SOBRE EL TEMA A TRATAR

  • Anota el titular del tema a tratar.
  • Para cada uno de los temas, anota el tiempo total que le asignas. (Has de prever un tiempo de exposición... y sobre todo, un tiempo de debate en el grupo).
  • Para cada uno de los temas: Explicita el objetivo que se debe conseguir.
    • En general, tienes 5 grandes tipos de objetivos:
      • COMUNICAR una información.
      • OBTENER información sobre algo (datos, opiniones...).
      • DECIDIR sobre algo (tomar una decisión).
      • PLAFINICAR algo.
      • GENERAR IDEAS.
  • Anota también quién es el responsable de liderar cada tema en concreto.
  • Es muy útil que el primer punto del orden del día sea dedicar 5' a revisar la agenda y modificarla si se considera necesario.


Columna 2: SOBRE LA PREPARACIÓN PREVIA REQUERIDA

En función de cada tema puede ser necesario o no que los asistentes hagan algún tipo de trabajo previo, de modo que estén preparados para abordar este tema en la reunión.

En este apartado, anota de forma clara si es necesario algún trabajo previo y en qué consiste.

Así los asistentes, de forma muy rápida, pueden ver cuál es el trabajo previo que deben realizar para ir preparados a la reunión.


Columna 3: PROPUESTA DE TRABAJO

Cada uno de los temas de la agenda deben abordarse de una determinada forma. En este apartado anota cómo está previsto que se trabaje este tema durante la reunión.

Recuerda que en todos los puntos has de lograr que se genere valor. Para ello has de lograr que afloren las discrepancias y que salga toda la información relevante. Así pues, contempla un tiempo para que se den debates productivos (más adelante veremos una técnica para ello).


Una vez vistos los detalles de cada columna, aquí tienes un ejemplo de agenda de reunión... (y a continuación la tienes en formato powerpoint y descargable):



(Recuerda que al principio de esta página tienes esta agenda en un fichero formato powerpoint para que puedas utilizarla desde ¡¡¡YA!!! en la preparación de tus reuniones).


FINALMENTE, recuerda 4 cosas:

1) Cuando estés preparando la reunión, pide al Equipo que sugiera puntos de la agenda.

2) Los participantes deben tener esta agenda con suficiente antelación como para poder preparar la reunión.

3) Lo más productivo es que antes de enviar la agenda la hayas hablado con cada una de la personas que aparecen en ella y, SOBRETODO, CON LAS PERSONAS QUE HAN DE LIDERAR ALGUNO DE LOS TEMAS.

Lo ideal es que lo hables personalmente o por teléfono... para estas cosas cuanto menos mail utilices mejor; evitarás muchos malos entendidos y, además, descubrirás muchos detalles que de otra forma se te hubiesen pasado por alto.


4) En aquellas reuniones en las que te juegues mucho, es muy bueno que hagas un seguimiento personalizado previo al inicio de la reunión: Ponte a disposición de los asistentes para ayudarles en la preparación de la reunión y, también, asegúrate de que las personas se acuerdan, que han recibido la agenda y la documentación adjunta, que tienen clara la aportación que el grupo necesita de ellas...